ALGEMENE VOORWAARDEN KDVONLINE — SAAS ABONNEMENTEN
Versie 2.1 | Januari 2026 | Geldig voor alle abonnementen gesloten vanaf [DATUM]
ARTIKEL 1. ALGEMEEN
1.1 Toepassingsgebied
Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke aanbieding, offerte en abonnementsovereenkomst tussen KDV Online B.V. (hierna: KDV Online) en een organisatie op het gebied van kinderopvang, peuteropvang of onderwijsinstellingen (hierna: Klant). Zij gelden voor zover partijen niet uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeengekomen.
1.2 Wat KDV Online levert
KDV Online stelt een online platform ter beschikking (“Diensten”), bestaande uit:
- Grip: software voor bedrijfsvoering van kinderopvangorganisaties, inclusief personeelsadministratie, bedrijfseconomische analyse, tarieventool, kostenprognose, en gevolgen van (wettelijke) regelgeving. Grip kan regelmatig nieuwe functionaliteiten toevoegen.
- Rekentool: digitaal ouderportaal voor inschrijvingen, betalingen en communicatie
- Hosting: technische uitvoering, onderhoud en beveiliging (24/7)
- Support: technische hulp via e-mail en helpdesk, maandag–vrijdag 8:00–18:00 CET
- Dagelijks onderhoud: updates, bug-fixes, veiligheidspatches
1.3 Integrale overeenkomst
Deze voorwaarden vormen de integrale overeenkomst tussen partijen. Eerdere afspraken, schriftelijk of mondeling, vervallen hiermee. Wijzigingen van deze voorwaarden gelden slechts na schriftelijke bevestiging door beide partijen.
1.4 Geldende interpretatie
In geval van tegenstrijdigheid geldt de Nederlandse tekst. Koppelingen naar wettelijke bepalingen (bijv. BW, AVG) verwijzen naar de versie geldende op de datum van ondertekening, tenzij partijen anders overeenkomen.
1.5 Geldingsbereik
Deze voorwaarden gelden ook voor medewerkers en leidinggevenden van KDV Online. KDV Online is zelf eindverantwoordelijk voor al haar medewerkers.
1.6 Nietigheid en aanpassingen
Indien één of meer bepalingen van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig verklaard worden, gelden de overige bepalingen volledig. Partijen zullen in overleg treden om invalide bepalingen door rechtsgeldig alternatieve bepalingen te vervangen, waarbij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk in stand blijven.
ARTIKEL 2. AANBIEDINGEN EN OFFERTES
2.1 Karakter offertes
Alle aanbiedingen van KDV Online zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk een acceptatiedatum is vermeld. Acceptatie buiten die termijn geldt niet.
2.2 Correctie kennelijke fouten
KDV Online is niet gebonden aan een offerte wanneer de Klant redelijkerwijs kan begrijpen dat de offerte, of onderdeel daarvan, een kennelijke rekenfout of verschrijving bevat. KDV Online zal Klant hiervan onmiddellijk in kennis stellen.
2.3 Prijzen
De in een offerte vermelde prijzen zijn per maand of per jaar, exclusief BTW en andere overheidslasten. Vervoers- of installatiekosten, voor zover niet nader genoemd, zijn in de prijs begrepen (SaaS is online).
2.4 Wijziging bij aanvaarding
Indien Klant de offerte aanvaardt maar met wijzigingen (op ondergeschikte of belangrijke punten), komt de overeenkomst slechts tot stand onder de voorwaarden van de oorspronkelijke offerte, tenzij KDV Online expliciet schriftelijk akkoord geeft.
2.5 Pakketaanbiedingen
Een samengevoegde offerte (bijv. “Grip + Rekentool + Support voor €X/maand”) verplicht KDV Online niet de aparte onderdelen à rato in te voeren. Aanbiedingen gelden niet automatisch voor toekomstige contracten of vernieuwingen.
ARTIKEL 3. ABONNEMENTSDUUR, AUTOMATISCHE VERLENGING, OPZEGGING EN PRIJS
3.1 Looptijd en stilzwijgende verlenging
De abonnementsovereenkomst loopt voor een periode van 1 jaar (standaard), tenzij partijen schriftelijk iets anders overeenkomen (bijv. 3 of 5 jaar). Het abonnement verlengt zich automatisch voor opeenvolgende perioden van 1 jaar, tenzij één partij dit minimaal 30 dagen vóór het vervaldatum schriftelijk opzegt.
3.2 Opzegging door Klant
Klant kan het abonnement opzeggen via de Grip-portaal onder “Instellingen > Account > Abonnement opzeggen” met minimaal 30 dagen vooraankondiging.
De opzegging geldt per het einde van de lopende abonnementsperiode. Tussentijdse opzegging (voor einde periode) is niet mogelijk, tenzij KDV Online in ernstige tekortkoming is.
3.3 Opzegging door KDV Online
KDV Online kan het abonnement opzeggen met minimaal 30 dagen vooraankondiging. Redenen voor opzegging:
- Klant is meer dan 3 maanden achterstallig met betaling.
- Klant gebruikt het platform in strijd met de wet (bijv. ongeautoriseerde toegang, gegevensverkoop).
- Herhaalde schendingen van deze voorwaarden ondanks waarschuwing.
Opzegging zonder vooraankondiging is slechts toegestaan in geval van onmiddellijke bedreiging voor de veiligheid of integriteit van het platform.
3.4 Beschikbaarheid en onderhoudsmomenten
KDV Online stelt zich ten doel de Diensten met minimaal 99% maandelijkse beschikbaarheid aan te bieden. Dit percentage is berekend exclusief geplande onderhoudsmomenten.
- Geplande onderhoud: maximaal 4 uur per maand, plaats vindt plaats buiten kantooruren (tussen 22:00 en 06:00 CET).
- Noodonderhoud: bij ernstige veiligheidsincidenten kan KDV Online zonder vooraankondiging onderhoud uitvoeren.
- Meldingsplicht: KDV Online informeert Klant zo snel mogelijk over verstoringen > 2 uur.
3.5 Wijzigingen aan de Diensten
KDV Online mag de Diensten regelmatig wijzigen (nieuwe functies, interface-updates, integraties). Dit geschiedt met redelijke waarschuwing (minimaal 30 dagen) en mag de basisfunctionaliteit niet schaden. Bij substantiële verslechtering van functionaliteit (bijv. complete verwijdering van kernfuncties), heeft Klant het recht het abonnement kosteloos op te zeggen.
3.6 Prijsaanpassingen
Prijswijzigingen gelden slechts voor vernieuwde abonnementen (niet halverwege een periode). KDV Online kondigt prijsverhogingen minimaal 30 dagen van tevoren aan.
- Bij prijsstijging ≤ 5%: abonnement verlengt automatisch tegen de nieuwe prijs.
- Bij prijsstijging > 5%: Klant mag kosteloos opzeggen zonder verlenging.
- Prijsverhogingen voortvloeiend uit wettelijke verplichtingen (bijv. stijging minimumloontarieven) kunnen buiten dit kader plaatsvinden, doch worden alsdan met 60 dagen vooraankondiging aangekondigd.
3.7 Facturering
KDV Online factuurt op de datum van bestelling van het abonnement (eerste factuur). Daaropvolgend factuurt KDV Online per de overeengekomen periode (maandelijks of jaarlijks) op dezelfde dag van elke maand of elk jaar. De factuur is per e-mail beschikbaar en kan inzien worden via de Klant-Portal. Geen fysieke levering vindt plaats.
3.8 Klantverantwoordelijkheden
Klant draagt zorg voor:
- Tijdige verstrekking van alle gegevens nodig voor het uitvoeren van het abonnement (naam, adres, contactgegevens, medische informatie van kinderen).
- Correcte en actuele informatie in het systeem (kinderen, personeelsgegevens, salarissen).
- Veilige opslag van inloggegevens (gebruikersnaam, wachtwoord).
Indien Klant gegevens niet tijdig verstrekt en daardoor vertraging ontstaat, mag KDV Online dit verwerken in de servicelevel-berekening, en kunnen gemaakte kosten aan Klant in rekening worden gebracht.
3.9 Data migratie en export
Voordat Klant het abonnement beëindigt, kan deze alle eigen gegevens exporteren in standaardformat (CSV, JSON, XML). KDV Online stelt een export-tool ter beschikking. Na beëindiging zijn gegevens nog 30 dagen toegankelijk; daarna worden zij verwijderd (zie artikel 4 en Privacy Policy).
ARTIKEL 4. BEËINDIGING, OPSCHORTING EN GEVOLGEN
4.1 Directe beëindiging door KDV Online
KDV Online mag het abonnement per direct beëindigen zonder schadevergoeding indien:
- Klant meer dan 3 maanden aaneengesloten achterstallig is met betaling.
- Klant ongeautoriseerde toegang tot het systeem verleent of personeelsgegevens verkoopt.
- Klant de Diensten gebruikt voor illegale doeleinden.
- Klant herhaaldelijk dreigend gedrag toont naar KDV Online-medewerkers.
KDV Online informeert Klant hiervan schriftelijk voor zover dit veilig is.
4.2 Opschorting van Diensten
Bij betalingsachterstand van meer dan 14 dagen mag KDV Online de Diensten tijdelijk opschorten tot de betaling is voldaan. KDV Online informeert Klant hiervan 7 dagen van tevoren. Opschorting kan onmiddellijk ingaan bij betalingsachterstand > 30 dagen.
4.3 Terugkeer van Gegevens
Bij beëindiging van het abonnement:
- Klant krijgt een volledige export van al zijn gegevens (kindergegevens, personeelsgegevens, facturatie, communicatie) in CSV- of JSON-format.
- Klant kan deze export gratis downloaden via de Klant-Portal, beschikbaar tot 30 dagen na beëindiging.
- Automatische verwijdering: 30 dagen na beëindiging verwijdert KDV Online alle gegevens van Klant permanent uit live systemen. Backups worden conform AVG verwijderd.
- Uitzonderingen: KDV Online behoudt bedrijfsgegevens van Klant voor administratief, fiscaal en wettelijk doel, maximaal 7 jaar (NL belastingwetgeving).
4.4 Doorgifte van Diensten bij Beëindiging
Indien KDV Online het abonnement beëindigt (niet door schuld van Klant), helpt KDV Online Klant, zoveel redelijkerwijs mogelijk, bij overstap naar een concurrent (bijv. export van gegevens, technische ondersteuning bij migratie). Dit geldt niet voor opzeggingen door schuld van Klant.
4.5 Vergoeding achterstallige Bedragen
Bij beëindiging zijn alle openstaande betalingen onmiddellijk verschuldigd. Restitutie van te veel betaalde bedragen geschiedt proportioneel per week/dag over de resterende periode, tenzij Klant zelf heeft opgezegd.
ARTIKEL 5. OVERMACHT
5.1 Definitie
Overmacht omvat alle onvoorziene, van buitenaf komende omstandigheden buiten de redelijke controle van KDV Online, waarop deze geen invloed kan uitoefenen, en door welke nakoming van de overeenkomst onmogelijk of onredelijk wordt. Dit omvat onder meer:
- Cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, ransomware
- Storingen bij internetprovider of cloudprovider
- Werkstakingen bij KDV Online of derden
- Natuurrampen, pandemieën
- Overheidsmaatregelen
5.2 Opschorting
Gedurende overmacht mag KDV Online de nakoming van verplichtingen opschorten zonder tekortkoming.
5.3 Duur > 2 Maanden
Duurt overmacht langer dan 2 maanden, dan is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst ontbonden te verklaren zonder schadevergoeding. Klant ontvangt credit voor de periode waarin Diensten onbeschikbaar waren.
5.4 Gedeeltelijke Uitvoering
Voor zover KDV Online gedurende overmacht zijn verplichtingen gedeeltelijk is nagekomen, mag KDV Online dit gedeelte separaat factureren.
ARTIKEL 6. BETALING EN SEPA-INCASSO
6.1 Betalingsverplichting
Betaling geschiedt via SEPA-incasso op:
- De 1e van elke maand (maandelijks abonnement), of
- De jaarlijkse vervaldatum (jaarlijks abonnement), tenzij schriftelijk anders afgesproken.
Klant ondertekent een SEPA-mandaatformulier met KDV Online. Dit mandaat geldt voor de duur van het abonnement en kan te allen tijde worden ingetrokken (zie 6.5).
6.2 SEPA-Vooraankondiging (Voorschot)
KDV Online kondigt elke incasso minimaal 14 dagen van tevoren aan, conform SEPA-vereisten. Dit geschiedt via e-mail met de volgende informatie:
- Factuurbedrag
- Factuurdatum
- Incassodatum
- Klant kan dit direct ter plekke betalen (optional) of wachten op incasso.
6.3 Betaling zonder SEPA (Eenmalig)
Klant kan kiezen voor eenmalige betaling via iDEAL of bankoverschrijving, in plaats van automatische incasso. Dit geschiedt tussentijds zonder wijziging van de abonnementsovereenkomst.
6.4 Rente en Vorderingskosten
Indien Klant niet op tijd betaalt:
- Rente: wettelijke rente + 2% (maximum 12% per jaar, tenzij wettelijke rente hoger is).
- Incassokosten: alle redelijke kosten ter verkrijging van betaling buiten rechte (verzendkosten, administratie, deurwaarderskosten). Dit geschiedt conform het Rapport Voorwerk II (standaard Nederlandse incassopraktijk).
- Intrekking SEPA: bij herhaalde falen van incasso trekt KDV Online het mandaat in en stuurt de factuur per e-mail.
6.5 Intrekking SEPA-Mandaat
Klant mag het SEPA-mandaat te allen tijde intrekken door schriftelijk (e-mail) verzoek aan KDV Online. Het mandaat vervalt 14 dagen na verzoek. Na intrekking gaat het abonnement over op eenmalige betaling (iDEAL), of eindigt automatisch na het lopende abonnement.
6.6 Betalingsvolgorde
KDV Online mag ontvangen betalingen allereerst toepassen op:
- Incassokosten
- Rente
- Factuurhoofdsom + lopende rente
KDV Online mag geen gedeeltelijke betalingen accepteren als Klant niet ook rente en kosten voldoet (tenzij anders afgesproken).
6.7 Geen Verrekening
Klant mag niet verrekenen (d.w.z. een schuld aan KDV Online niet aftrekken van wat KDV Online aan Klant verschuldigd is), tenzij KDV Online hier expliciet mee akkoord gaat. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorsen de betalingsverplichting niet op.
ARTIKEL 7. LICENTIE EN GEBRUIKSRECHTEN
7.1 Toekenning Gebruiksrecht
KDV Online verleent Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepelijk gebruiksrecht op Grip en de Rekentool. Dit gebruiksrecht geldt gedurende de duur van het abonnement.
7.2 Gebruik door Klant
Klant mag het platform gebruiken voor:
- Het beheer van personeelsgegevens (namen, contracten, salarissen, uren).
- Het beheer van kindergegevens (inschrijvingen, tarifering, aanwezigheid).
- Communicatie met ouders (via de Rekentool-portal).
Klant mag het platform NIET gebruiken voor:
- Doorverkoop of onderverhuring aan derden (behalve als werknemers/ondergeschikten van dezelfde organisatie).
- Reverse engineering, decompilatie of poging tot ontcijfering van broncode.
- Automatisering van taken die KDV Online niet toestaat (scraping, bulk-download, data-mining).
- Integratie met externe systemen zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van KDV Online.
7.3 Verantwoordelijkheid voor Accounts
Klant is verantwoordelijk voor:
- Veilig beheer van inloggegevens (gebruikersnaam, wachtwoord).
- Toekenning van accountrechten aan werknemers (wie mag wat zien?).
- Logging en monitoring van verdachte activiteiten.
KDV Online is niet aansprakelijk voor ongeautoriseerde toegang door schuld van Klant (bijv. gedeeld wachtwoord, verwaarloosd instellingen).
7.4 Beëindiging Gebruiksrecht
Bij beëindiging van het abonnement eindigt het gebruiksrecht automatisch. Klant mag niet langer toegang hebben tot de Diensten. Gegevens zijn voor 30 dagen exporteerbaar (artikel 4.3).
7.5 Geen Overdracht
Klant mag het gebruiksrecht niet aan derden overdragen, verpanden of anderszins bezwaren.
ARTIKEL 8. GARANTIES, KWALITEIT EN SERVICE LEVELS
8.1 Kwaliteitsgarantie
KDV Online garandeert dat de Diensten:
- Vrij zijn van virussen en malware die het normale gebruik hinderen.
- Geschikt zijn voor het beoogde doel: personeelsadministratie (Grip) en kinderopvangbeheer (Rekentool), conform Nederlands recht.
- Voldoen aan de stand der wetenschap voor IT-beveiliging en gebruikersvriendelijkheid op het moment van aflevering.
Deze garantie geldt voor het gehele abonnement, niet slechts één jaar.
8.2 Garantie Vervalt Niet Bij
De garantie vervalt niet wanneer:
- Klant het platform op standaard manier gebruikt.
- Bugs voorkomen (software is nooit 100% foutloos).
- Integratiesoftware van derden (bijv. boekhoudprogramma’s) niet meer compatibel is.
8.3 Garantie Vervalt Wel Bij
De garantie vervalt wanneer:
- Klant het platform oneigenlijk gebruikt (zie artikel 7.2, “NIET” gebruiken).
- Klant gegevens heeft gewijzigd zonder toestemming van KDV Online.
- Een inbraak of hack het gevolg is van schuld van Klant (bijv. gedeeld wachtwoord, verwaarloozing van veiligheidswaarschuwingen).
- Klant het platform op een onvoorgeschreven manier heeft gewijzigd.
8.4 Service Level Agreement (SLA)
KDV Online hanteert de volgende prioriteiten voor bug-fixes:
| Ernst | Definitie | Response | Target Fix |
|---|---|---|---|
| Kritiek | Functionaliteit volledig geblokkeerd (bijv. kinderen kunnen niet ingecheckt worden) | 2 uur | 5 werkdagen |
| Hoog | Belangrijke functie ernstig belemmerd (bijv. salarissen kunnen niet berekend worden) | 4 uur | 10 werkdagen |
| Normaal | Kleine functie of interface-element werkt niet | 1 werkdag | 20 werkdagen |
| Laag | Verzoek om feature, kosmetische bug | Geen SLA | Best effort |
8.5 Bug-rapportage
Klant dient bugs te rapporteren via:
- E-mail: support@kdvonline.nl
- Helpdesk-portal (via de Klant-Portal)
Rapportage dient te bevatten:
- Duidelijke beschrijving van het probleem
- Schermafbeeldingen of video
- Stappen om het probleem te reproduceren
- Browser/apparaattype
8.6 Geen Garantie voor Derde Integratiesoftware
KDV Online garandeert niet voor integratiesoftware van derden (bijv. boekhoudprogramma’s, loonpaketten). Compatibiliteit kan verloren gaan door updates van derden. KDV Online zal best-effort doen de compatibiliteit te herstellen.
ARTIKEL 9. AANSPRAKELIJKHEID EN SCHADEVERGOEDING
9.1 Beperking Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van KDV Online is beperkt tot het totaalbedrag dat Klant in de 12 maanden voorafgaand aan het schadegeval heeft betaald aan KDV Online, echter maximaal €50.000. Dit geldt voor elke claim, ongeacht de oorzaak.
9.2 Uitzonderingen op Beperking
Deze beperking geldt NIET in geval van:
- Opzet of grove schuld van KDV Online.
- Datalekken door schuld van KDV Online (zie artikel 9.3).
- Schending van wettelijke verplichtingen (bijv. AVG-overtredingen, opzettelijke mishandeling van persoonsgegevens).
- Dood of letsel van personen door schuld van KDV Online.
In deze gevallen is KDV Online aansprakelijk voor werkelijk geleden schade, tenzij de wet anders bepaalt.
9.3 Datalekken — Onbeperkte Aansprakelijkheid
Bij ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens van kinderen of personeelsleden (datalek), door schuld van KDV Online:
- KDV Online is onbeperkt aansprakelijk voor schade.
- Dit omvat: schadevergoeding, boetes van toezichthouders (AVG), herstelkosten, reputatieschade.
9.4 Directe Schade
KDV Online is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade, d.w.z.:
- Redelijke kosten ter vaststelling van oorzaak/omvang van schade.
- Redelijke kosten om gebrekkige prestatie van KDV Online te herstellen.
- Redelijke kosten ter voorkoming/beperking van verdere schade.
9.5 Geen Aansprakelijkheid voor Indirecte Schade
KDV Online is NOOIT aansprakelijk voor:
- Gederfde winst (verloren inkomsten, gemiste kansen).
- Reputatieschade (verlies van vertrouwen, imago-schade).
- Administratiekosten bij herstellen van gegevens.
- Boetes van toezichthouders (bijv. Autoriteit Persoonsgegevens), tenzij het datalek schuld van KDV Online is.
- Schade door integratiesoftware van derden.
- Verlies of corruptie van data door schuld van Klant.
9.6 Schadebeperkingsduur
Een vordering tot schadevergoeding tegen KDV Online vervalt één jaar na het moment waarop Klant kennis heeft genomen van de schade en/of van de aansprakelijke partij, met een maximale duur van 5 jaar nadat de schadige handeling plaatsvond.
9.7 Verzekering
KDV Online handhaaft een aansprakelijkheidsverzekering (Professional Indemnity & Cyber Liability). De aansprakelijkheid is in ieder geval beperkt tot het bedrag der uitkering van deze verzekering.
ARTIKEL 10. VRIJWARING EN VERGOEDING
10.1 Vrijwaring door Klant
Klant vrijwaart KDV Online voor alle vorderingen van derden (ouders, personeelsleden, toezichthouders) die voortvloeien uit:
- Inhoud die Klant invoert: bijv. discriminatoire opmerkingen over kinderen, schending van privacy van ouders, verlies of misuse van persoonsgegevens door Klant.
- Wettelijke verplichtingen die Klant miskennen: bijv. niet naleven van kinderopvangeisen, schending van arbeidswetgeving, belastingfraude.
- Integratiesoftware die Klant installeert: compatibiliteitsproblemen, inbraken via die integratie.
- Inbreuken op intellectueel eigendom: als Klant materie in het platform invoert die rechten van derden schendt (bijv. screenshot van bedrijfslogo als kind-foto).
10.2 Schadebijstand
Indien KDV Online uit dien hoofde door derden wordt aangesproken, is Klant verplicht:
- KDV Online onverwijld schriftelijk in kennis te stellen.
- KDV Online bijstand te verlenen in de verdediging (getuigenis, informatie, documenten).
- De door KDV Online gemaakte verdedigingskosten te vergoeden.
10.3 Geheimhouding
KDV Online verplicht zich tot vertrouwelijkheid van gegevens van Klant, behalve voor zover wettelijk voorgeschreven.
ARTIKEL 11. INTELLECTUELE EIGENDOM
11.1 Eigendom van KDV Online
Alle rechten op:
- Grip (software, broncode, interfaces, handleidingen)
- Rekentool (design, functies, database-schema)
- Documentatie (handleidingen, trainingsvideo’s, wiki’s)
- Verbeteringen en updates gebaseerd op feedback van klanten
- Algoritmen, routines, data-structuren
…behoren uitsluitend toe aan KDV Online. Deze mogen niet worden gekopieerd, overgenomen of nagebouwd zonder schriftelijke toestemming.
11.2 Eigendom van Klant
Klant behoudt volledige eigendom van:
- Kindergegevens (namen, geboortedatum, foto’s, medische informatie, uren).
- Personeelsgegevens (namen, salarissen, contracten, evaluaties).
- Organisatiegegevens (adres, contactpersonen, tarieven).
- Communicatie (e-mails naar ouders, notities, verslagen).
KDV Online mag deze gegevens NIET zonder schriftelijke toestemming openbaar maken, verkopen, of voor andere doeleinden gebruiken.
11.3 Anonieme/Geaggregeerde Data
KDV Online mag geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens verzamelen en publiceren voor onderzoek, verbetering van diensten, of statistische doeleinden. Dit geschiedt zonder specifieke organisatienamen of herkenbare persoonsgegevens. Voorbeelden:
- “80% van kinderopvangorganisaties werkt met 2+ medewerkers per groep” (geen namen).
- “Gemiddelde inschrijvingsduur is 3 jaar” (geen organisatie-ID’s).
11.4 Gebruikersgegevens voor Verbetering
KDV Online mag (geanonimiseerde) gebruikersgegevens gebruiken voor:
- Verbetering van algoritmen en interfaces.
- A/B-testing van nieuwe functies.
- Analytics (welke functies worden veel gebruikt?).
Dit geschiedt zonder persoonlijke identificatie (geen organisatie-ID’s, geen namen).
11.5 Klant-Feedback
Feedback, suggesties of bug-reports van Klant mag KDV Online vrij gebruiken zonder vergoeding.
ARTIKEL 12. PRIVACY, GEGEVENSVERWERKING EN AVG
12.1 Verwijzing naar Privacy Policy
De verwerking van persoonsgegevens (kindergegevens, personeelsgegevens) is geregeld in de afzonderlijke Privacy Policy van KDV Online, beschikbaar op www.kdvonline.nl/privacy. Deze voorwaarden vormen samen met de Privacy Policy de integrale overeenkomst.
12.2 Verwerkersovereenkomst (Artikel 28 AVG)
KDV Online erkent dat Klant verwerkingsverantwoordelijke is (in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) en KDV Online verwerker (artikel 28 AVG). De voorwaarden van deze verwerking zijn vastgelegd in een aparte Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement), die Klant ondertekent bij aanvang van het abonnement.
Deze Verwerkersovereenkomst bevat:
- Omschrijving van persoonsgegevens die worden verwerkt.
- Doeleinde van verwerking (personeelsadministratie, kinderopvangbeheer).
- Typen persoonsgegevens (kindergegevens, personeelsgegevens, betalingsgegevens).
- Bewaartermijnen.
- Beveiligingsmaatregelen (encryptie, toegangscontrole, back-ups).
- Verwerkers/subcontractoren (Mollie voor betalingen, SendGrid voor e-mail, hoster).
- Doorgifte buiten de EER (bijv. cloud-hosting in USA).
- Rechten van betrokkenen en contact met privacyofficer.
12.3 Klantverantwoordelijkheid
Klant is verantwoordelijk voor:
- Het hebben van toestemming van ouders/personeelsleden voor gegevensverwerking.
- Het naleven van informatieplichten (bijv. privacy notice voor ouders).
- Het behandelen van gegevensverzoeken van betrokkenen (inzage, wijziging, verwijdering).
KDV Online ondersteunt Klant bij deze verzoeken via de Klant-Portal.
12.4 Datalek-Meldingsplicht
Bij ontdekking van een datalek informeert KDV Online Klant onverwijld (binnen 24 uur). Klant is dan verplicht dit (indien vereist) bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) te melden.
12.5 Cookies en Tracking
KDV Online gebruikt cookies voor:
- Inlogbeheer (sessie-cookies).
- Voorkoming van spam (CSRF-tokens).
- Analytics (Google Analytics, alleen voor KDV Online-website, niet voor klantgegevens).
Klant kan deze instellingen wijzigen via de Klant-Portal onder “Privacy Instellingen”.
ARTIKEL 13. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING
13.1 Nederlands Recht
Op deze voorwaarden en alle rechtsbetrekkingen tussen KDV Online en Klant is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitdrukkelijk niet van toepassing.
13.2 Bevoegde Rechter
Geschillen worden uitsluitend beslist door de rechtbank in Amsterdam, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven. KDV Online behoudt zich het recht voor geschillen ook in te dienen bij de rechtbank in de vestigingsplaats van Klant.
13.3 Escalatietraject
Alvorens de rechter in te schakelen, zullen partijen redelijke inspanningen doen het geschil schriftelijk bij te leggen:
- Klant stuurt een formeel bezwaar naar support@kdvonline.nl met concrete details.
- KDV Online antwoordt binnen 10 werkdagen.
- Indien onenigheid voortduurt, kunnen partijen mediatie activeren via Geschilleninstituut KKIK (of gelijk orgaan).
Slechts na mislukking hiervan mag een partij de rechtbank aanroepen.
ARTIKEL 14. REGISTRATIE, WIJZIGING EN VERSIE
14.1 Registratie
KDV Online B.V. is geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer [XX.XXX.XXX].
Adres: Verbindingslaan 35, 1401 VC Bussum, Nederland.
E-mail: info@kdvonline.nl | support@kdvonline.nl
14.2 Wijziging van Voorwaarden
KDV Online mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen gelden slechts 30 dagen na schriftelijke aankondiging (via e-mail, website-banner, of Klant-Portal).
Bestaande klanten: Mogen kosteloos opzeggen zonder opzegtermijn wanneer een wijziging:
- Hun verplichtingen aanzienlijk vergroot (bijv. werkingsgebied, facturatiefrequentie).
- Hun rechten aanzienlijk inperkt (bijv. beschikbaarheidsgarantie verlaagd).
Duidelijke verbeteringen (bijv. nieuwe functies, betere beveiliging) gelden automatisch.
14.3 Versiegeschiedenis
- Versie 2.1 | Januari 2026 — Aanpassing: opzegging alleen via Grip-portaal.
- Versie 2.0 | Januari 2026 — Herschrijving voor SaaS-abonnementen.
- Eerdere versies vervallen.
14.4 Taal
De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is steeds bepalend voor interpretatie. Vertalingen in andere talen zijn slechts ter informatieve waarde.
SLOTBEPALING
Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld door KDV Online B.V. in nauwe samenwerking met juridisch en technisch advies, geldend voor alle abonnementen gesloten vanaf [DATUM]. Voor vragen of opmerkingen stuur een e-mail naar legal@kdvonline.nl.
Laatst bijgewerkt: [DATUM] Volgende review: [DATUM + 1 JAAR]
